ICT-Newsletter Schule Nürensdorf (Archiv)

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Liebe Kolleginnen und Kollegen

In einer zunehmend vernetzten und computerisierten Welt werden Unterlagen der gemeinsamen Zusammenarbeit meist auf elektronischem Weg ausgetauscht. Neben gemeinsamen Ablageflächen auf dem Schulhausserver oder im Internet, wird häufig auch eMail für den Austausch genutzt. Damit dies möglichst einfach und reibungslos funktioniert, sollten einige Punkte beachtet werden.


1. Austausch mit Microsoft Word, Apple Works & Co

Will man ein bestehendes Dokument bearbeiten, muss auf dem Computer das Programm installiert sein, mit dem es erstellt wurde. Soll dein Gegenüber an deinem Dokument weiterarbeiten, muss es über das entsprechende Programm verfügen. Ob es sich um einen Mac- oder Windows-Computer handelt, spielt keine Rolle.

Geh davon aus, dass Microsoft Word (.doc), Excel (.xls) oder Powerpoint (.ppt) auch auf den meisten privaten Computern installiert ist. AppleWorks (.cwk) ist zwar auf allen Schulcomputern installiert, aber auf den Windows-Computern zu Hause ziemlich sicher nicht verfügbar.

Aufpassen musst du, wenn du spezielle Schriften benützt. Auf anderen Computern wird dein Dokument vielleicht ganz anders dargestellt, weil die verwendeten Schriften fehlen.


2. PDF - plattformübergreifend und darstellungssicher

Nicht immer muss dein Gegenüber an deinem Dokument weiterarbeiten. Oft werden Dokumente ausschliesslich zur Kenntnisnahme verschickt. Es ist dann sogar unerwünscht, dass der/die andere das Dokument verändern kann.

PDF ist ein Format, das auf allen Computern gelesen werden kann. Mac-Computer öffnen PDF-Dokumente standarmässig mit dem Programm Vorschau. Auf Windows- und anderen Computern kann das Programm AdobeReader zum Lesen der PDF-Dokumente gratis heruntergeladen werden.

PDF-Dokumente können auf allen Computern gelesen werden und zeigen das Dokument bei deinem Gegenüber ganz genau gleich an, wie auf deinem Computer (mit Schriften, Bildern, u.a.). Wenn das Aussehen des Dokumentes wichtig ist, verschicke es als PDF.

2.1 PDF-Dokument erstellen mit Mac OSX

  1. Öffne das Dokument
  2. Wähle Menü "Ablage-Drucken"
  3. Klicke unten links auf "PDF"
    Wähle aus der Auswahl eine der Möglichkeiten
    1. "Als PDF sichern …" oder
    2. "PDF komprimieren" (für kleine Dateigrösse) oder
    3. "PDF verschlüsseln" (mit Passwort schützen)
  4. Bestimme im Sichern-Dialog
    1. den Namen bei "Sichern unter:" (z.B. "MeinBericht.pdf")
    2. den Speicherort
  5. Klicke auf "Sichern"
  6. Es entsteht auf dem Schreibtisch ein neues Dokument, z.B. "MeinBericht.pdf".

Das Original bleibt unverändert.


3. ZIP-Archiv

Möchtest du mehrere Dokumente per Mail verschicken, die vielleicht auch noch in Unterodnern abgelegt sind, wird es schnell mühsam. Mit einem ZIP-Archiv (.zip) lässt sich das Problem lösen.
Dabei werden alle Dateien in einem Ordner zu einem einzelnen, komprimierten Dokument (Archiv) zusammengefasst. Das ist einfacher für den Austausch und spart erst noch Speicherplatz für den Versand. Den Originaldateien passiert übrigens nichts. Sie bleiben neben dem ZIP-Archiv unverändert erhalten.

Die ZIP-Archive können auf Mac- und Windows-Computern entpackt werden. Falls noch kein entsprechendes Programm zum Entpacken installiert ist, kann es gratis im Internet heruntergeladen werden für Windows oder Mac.

3.1 ZIP-Archiv erstellen mit Mac OSX

  1. Lege alle Dokumente und Ordner in einen übergeordneten Ordner
  2. Klicke bei gedrückter ctrl-Taste auf den Ordner
    (oder klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner)
  3. Wähle aus dem Kontextmenü den Befehl "Archiv von "MeinOrdner" erstellen"
  4. Es entsteht ein Archiv namens "MeinOrdner.zip"


4. Sehr grosse Dateien austauschen

Mail-Attachments sollten eine Grösse von 10MB nicht überschreiten, um das Konto des Empfängers nicht zu verstopfen. Gerade bei Fotosammlungen, bei Ton- und Videoprojekten wird diese Grenze aber sehr schnell überschritten.

Für den Austausch von sehr speicherintensiven Projekten ist es wichtig, vor dem Austausch ein ZIP-Archiv zu erstellen (siehe oben).

Im Internet gibt es mehrere Plattformen, die den Austausch sehr grosser Dateien ermöglichen. Exemplarisch sei hier sendspace.com genannt. Diese Plattform ermöglicht es, Dateien bis zu 300MB hochzuladen. Je nach Grösse des Internetanschlusses dauert dies von mehreren Minuten bis zu Stunden. Es macht also nur Sinn, wenn man über einen Breitbandanschluss (ADSL, Kabel) verfügt. Nach dem Upload erscheint eine Übersichtsseite, die unter anderem folgende wichtige Angaben enthält:

  1. Download-Link: Bei Aufruf dieses Links, wird das Dokument heruntergeladen
  2. File Delete Link: Löscht das Dokument von der Plattform

Diese beiden Links sollten kopiert und aufbewahrt werden.

Den Download Link kann man dann einfach per Mail verschicken. Die Empfänger/innen entscheiden dann selbst, ob und wann sie das Dokument herunterladen wollen. Ein hochgeladenes Dokument ist allerdings nur zeitlich beschränkt verfügbar. Sieben Tage, nachdem es von niemandem mehr heruntergeladen wurde, wird es gelöscht.

Als zeitlich limitiertes Beispiel habe ich die zwei Ausgaben des Sunnerai-Blitzes als ZIP-Archiv hochgeladen. Es handelt sich um die Ausgaben der aktuellen Schülerzeitung der Klasse von B. Staege.

Download-Link: http://www.sendspace.com/file/v3umdb
Auf der Seite nach unten scrollen und auf «Download Link: Sunnerai-Blitz.zip» klicken.


Liebe Grüsse
Thomas